Ajudas de custo: como funcionam as viagens de trabalho?

Tens de viajar em trabalho? Descobre quais são os teus direitos e deveres e como usufruíres de ajudas de custo.

25 mai 2024 min de leitura

São cada vez mais as empresas a investir numa crescente expansão. A realidade atual é bastante distinta, porque há uma necessidade de internacionalização das empresas. O interesse em explorar novos mercados implica viagens para outros países. As deslocações continuam a ser valiosas para as entidades trabalhadoras.
Para a realização de certas funções, revela-se fundamental para determinadas empresas apresentarem representantes físicos que os ajudem a materializar a expansão e a internacionalização.
Hoje em dia, as deslocações em serviço de muitos portugueses é frequente e acontece em diversas áreas de trabalho, porque tendem a representar um papel importante na prosperidade das empresas.
No Código do Trabalho, podemos ver o que é dito sobre as viagens de trabalho e quais as suas respetivas regras. Neste artigo, ficarás a conhecer tudo o que precisas de saber sobre as ajudas de custo, sobre as viagens de trabalho e sobre os teus direitos (e deveres) se as fizeres. Explicamos-te ainda diferenças entre as viagens de trabalho realizadas na Função Pública e no setor privado.

O que são viagens de trabalho?
O que diz a lei diz sobre viagens e deslocações em serviço?
Deslocações em serviço: diferenças entre público e privado
Direitos e deveres nas deslocações em trabalho
Despesas com deslocações em serviço

O que são viagens de trabalho?

O conceito "viajar em trabalho" é referente a deslocações que o trabalhador realiza enquanto colaborador, visando representar a entidade empregadora. As organizações de maior dimensão têm vários escritórios espalhados pelo mundo, podendo ser necessário fazer deslocações em serviço para visitar filiais.
No entanto, pode ser preciso viajar em trabalho em empresas de outras dimensões. As deslocações em serviço representam viagens feitas por colaboradores de uma empresa para fins profissionais.
Elas visam a criação de pontes que levam ao crescimento da entidade empresarial que se representa. Nos seus diversos compromissos profissionais, o trabalhador atua no sentido de revelar os interesses da entidade empregadora. Tal pode materializar-se de diversas formas, nomeadamente:

Reuniões de negócios;
Realização de encontros com clientes;
Participação em conferências, formações e eventos;
Presença em eventos ou feiras;
Visitas a parceiros de negócios e a filiais;
Entre muitas outras atividades relacionadas com a profissão.

Para as empresas se expandirem, pode ser fundamental os profissionais estabelecerem contactos. A realização de uma viagem de negócios de curta duração ou uma deslocação prolongada são estratégias que podem fortalecer a presença e o alcance da empresa no mercado internacional.
Estas viagens geram diversos benefícios para a empresa e para o trabalhador. As deslocações em serviço revelam-se uma oportunidade única. São experiências que levam a um crescimento pessoal e profissional.

O que diz a lei diz sobre viagens e deslocações em serviço?No Código do Trabalho, está prevista a noção de local de trabalho. No artigo 193.º, podemos encontrar a seguinte informação:

1 – O trabalhador deve, em princípio, exercer a atividade no local contratualmente definido, sem prejuízo do disposto no artigo seguinte;
2 – O trabalhador encontra-se adstrito a deslocações inerentes às suas funções ou indispensáveis à sua formação profissional.

Desta forma, podemos chegar à conclusão de que as deslocações em serviço encontram-se devidamente previstas na legislação. No artigo 194.º, estão determinadas as circunstâncias em que é possível o empregador transferir o trabalhador para outro local de trabalho, sendo que a transferência pode ser temporária ou definitiva.
No n.º 4 do referido artigo, podemos ainda ter em conta a seguinte informação: “O empregador tem a responsabilidade de custear as despesas do trabalhador decorrentes do acréscimo dos custos de deslocação e da mudança de residência ou de alojamento, isto, em caso de transferência temporária.”
No entanto, esta obrigatoriedade em custear as despesas aplicam-se à Função Pública, exclusivamente. O conteúdo do setor público e privado difere no que diz respeito às deslocações em serviço.
No artigo 193.º do Código do Trabalho, podemos ler que "o trabalhador deve, em princípio, exercer a atividade no local contratualmente definido". Apesar dessa informação, no mesmo artigo, também podemos conferir que "o trabalhador encontra-se adstrito a deslocações inerentes às suas funções ou indispensáveis à sua formação profissional".
Logo, apesar de ter de exercer as funções no local contratualmente definido, pode haver a necessidade do trabalhador se deslocar para cumprir outras funções ou por motivos de formação profissional.

Deslocações em serviço: diferenças entre público e privado

Não há uma legislação específica relativa às deslocações em serviço no setor privado. Apesar destas serem mencionadas no Código do Trabalho, não há regras específicas pelas quais as empresas deste setor se devam reger.
Logo, frequentemente, cada organização acaba por criar o seu regulamento interno, no qual as normas definidas são apresentadas. Nelas são processadas as informações acerca das deslocações em serviço. Apesar desta realidade, os trabalhadores continuam a ter direitos e deveres no que diz respeito à deslocação.

Direitos e deveres nas deslocações em trabalho

Os trabalhadores que realizam estas viagens deverão obedecer às regras adjacentes ao trabalho normal, nomeadamente no que diz respeito aos horários de trabalho, por exemplo.
Mesmo que se encontrem fora do local habitual de trabalho, os trabalhadores em deslocação em serviço deverão estar protegidos contra acidentes de trabalho.
No que fiz respeito às ajudas de custo nas deslocações em trabalho, estas somente são aplicáveis ao setor público. No entanto, apesar desses valores das ajudas de custo terem sido fixados para a Função Pública, geralmente elas servem como referência para o setor privado.
No Decreto-Lei nº137/2010, de 28 de dezembro, são apresentados valores frequentemente seguidos pelas empresas privadas.
Nestes documentos, são definidas diversas questões sobre os tipos de deslocação, a contagem de distâncias e o valor e reembolso das despesas. Em caso de deslocações em serviço, por exemplo, o empregador deverá custear as deslocações e o alojamento (quando aplicável).

Despesas com deslocações em serviço
As principais despesas que são consideradas para as ajudas de custo na Função Pública são as seguintes:

Aluguer de carro;
Combustível da viatura;
Parquímetros e parques de estacionamento pagos;
Bilhetes de transportes públicos;
Portagens, SCUTs e similares;
Refeições (além do previsto no subsídio de alimentação);
Dormida em hotel ou alojamento (quando aplicável).

Geralmente, o setor privado define as suas próprias verbas para as ajudas de custo com base nestes dados. No que diz respeito ao pagamento de IRS e da Segurança Social, estas verbas encontram-se isentas, se o valor atribuído em causa for inferior ao que está legislado para os membros do Governo. No entanto, se forem superiores, passam a ser tributáveis.
Deste modo, é fundamental otimizar as deslocações em serviço para assegurar o seu sucesso e a eficiência e controlo de custos. A otimização consegue-se da seguinte forma:

Planear a viagem cuidadosamente;
Selecionar o meio de transporte mais indicado para o efeito;
Escolher o alojamento, criteriosamente;
Agendar os compromissos, de forma eficiente.

Acompanhar e controlar os custos relativos a estes pontos é fundamental. Ter a prova de cada custo também é importante para uma gestão eficiente.

fonte:idealistanews